Vier vaardigheden van virtueel leiderschap

16 jul Vier vaardigheden van virtueel leiderschap

Tweehonderdvijftig jaar kantoorleiderschap werd volledig op zijn kop gezet. In twee jaar tijd is daardoor de relatie tussen werkgever en werknemer fundamenteel veranderd. Om aan de nieuwe verwachtingen van je teamleden¹ te voldoen kan je best inzetten op vier vaardigheden van virtueel leiderschap.

Teamleden rekenen op meer flexibiliteit in werkplek en uren. Ze wensen meer verbinding met collega’s en met het bedrijf.  Ze verlangen naar meer initiatieven rond welzijn en een aangename werkplek. Ze willen meer begrip voor de privé-situatie. Met deze vier vaardigheden van virtueel leiderschap kan je een invulling geven aan de vragen van je teamleden.

#1: Vertrouwen

Zou mijn team vandaag al gestart zijn? Hoever staan ze met hun project? Zou ik even bellen om te checken? Of komt dat controlerend over? Stel je als leidinggevende jezelf de vraag hoe je het team kan monitoren en controleren, nu je ze niet meer alle dagen samen op kantoor ziet? Dan is dat de verkeerde vraag. Belangrijkste ingrediënt van iedere goede samenwerking en dus ook een hybride,  is vertrouwen.
Hoe je weet of je vertrouwen kan geven, wordt mooi omschreven door Ernest Heminway:

“The best way to find out you can trust somebody, is to trust them”

Binnen virtueel leiderschap is het niet alleen belangrijk vertrouwen te schenken aan je teamleden, maar evenzeer een emotioneel veilige omgeving te ontwikkelen waar iedereen het vertrouwen heeft in mekaar. Zo voelen teamleden zich veilig om bij te dragen, om mekaar uit te dagen, hulp te vragen en mekaar te ondersteunen. Hoe je dit kan bereiken lees je in het artikel “Emotionele veiligheid scheppen met coachend leiderschap”.

#2: Verbinden

Onderzoek van de Antwerp Management School¹ toont aan dat na twee jaar pandemie 15% van medewerkers zich niet verbonden voelt met collega’s en 22% voelt zich niet verbonden met de organisatie. Eén op twee werkgevers voelen dat ze tekort schieten op het invullen van deze nood aan verbondenheid.

Verbinden is tijd nemen voor je teamleden en persoonlijke aandacht geven. Met deze tips werk je aan verbinding binnen je virtueel leiderschap:

• Neem regelmatig zelf contact en wacht niet tot je team jou belt.
• Vraag hoe het gaat met iemand en beperk je niet tot checken van de stand van zaken.
• Start een meeting met een persoonlijk check-in moment.
• Plan al eens een meeting in zonder agenda.
• Moedig teamleden aan om gezamenlijk te werken op projecten.
• Waardeer veelvuldig, concreet en voor kleine dingen.
• Laat controle los en gun teamleden de ruimte om zelf beslissingen te nemen.
• Let extra op je lichaamstaal.
• Luister naar je team en ga niet direct in de verdediging, maar hou een open geest.

#3: Verduidelijken

Ongetwijfeld is het voor jou klaar en helder wanneer je betrokken wil worden in een beslissing, wanneer voor jou een taak is afgerond, hoe je best op een boze klant reageert en binnen welke termijn er op een mail dient te worden geantwoord. Hou er echter rekening mee dat je teamleden gegarandeerd een andere kijk hebben. Virtueel leiderschap vraagt nog meer om verduidelijking. In een omgeving waar je mekaar niet ziet, kan er al eens iets mislopen, zoals het volgende filmpje op een hilarische wijze illustreert:

Schoolboys Play Hilarious Game With Plate And Flour – YouTube

Schep dus duidelijkheid over:

• Team en individuele doelen.
  In de virtuele wereld ligt de focus niet langer op hoe iets moet gedaan worden, maar wat bereikt dient te worden. Duidelijke afspraken rond beoogde resultaten vormen de basis.
• Rollen en verantwoordelijkheden
  Maak afspraken over wie welke rol speelt in toegewezen taken. Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Wie neemt de beslissingen? Wie dient input te geven?  Wie moet op de hoogte gehouden te worden?
• Interpersoonlijke relaties
  Zorg ervoor dat teamleden mekaar goed leren kennen met hun sterktes en valkuilen. Een persoonlijke verbinding van teamleden staat garant voor een sterke samenwerking waarin leden mekaar ondersteunen én uitdagen. Maak ook afspraken hoe je met mekaar wil omgaan in geval van problemen en conflicten.
• Processen
  Maak afspraken rond hoe je als team gaat samenwerken. Wat zijn de topics van meetings, op welke manier komen jullie tot beslissingen, wat is de response tijd om vragen van klanten te behandelen zijn maar enkele voorbeelden waarover je een team- overeenkomst kan maken.

Duidelijkheid scheppen is geen eenrichtingsverkeer. In het artikel “Coachend Leidinggeven zonder verwachtingen” vind je meer tips over het maken van wederzijdse afspraken, gedragen door het ganse team.

#4: Voelen

Waarom zouden we het hebben over welzijn? Tenslotte wenst de meerderheid van medewerkers regelmatig van thuis uit te werken omdat dat goed is voor de werk-privé balans. Toch?

Twee jaar na de pandemie voelt 1 op 7 werknemers zich mentaal niet gezond en 2/3 van de werkgevers liggen wakker van de mentale gezondheid van hun medewerkers. Voelen een plaats geven in je virtueel leiderschap, heeft wel degelijk zin.

• Maak expliciet duidelijk dat je bezorgd bent over welzijn, zo maak je het bespreekbaar.
• Check regelmatig hoe het gaat met je teamleden.
• Zet welzijn op de agenda van je meetings.
• Vertrouw op je eigen gevoel. Als je voelt dat er met een collega iets niet klopt, vraag er naar.
• Vertraag en neem tijd voor interactie

Vele bedrijven nemen initiatieven op vlak van welzijn. Meestal blijft het echter beperkt tot de vorm. De fruitmanden, een teambuilding, een back to the office party, yoga of massage op het werk zijn mooie voorbeelden. Op zich is er niets mis mee.
Alleen mis je de kern van de welzijn zaak: I love my job. Focus dus ook op de inhoud en wees een architect van geweldige jobs waar teamleden echt willen voor gaan. Met SMART kan je checken in welke mate je goede jobs aanbiedt:

Bron: Future of work institute

¹ AMS – De impact van Covid-19 op het menselijk kapitaal van organisaties.