Vier fundamentele vragen voor een succesvolle rol als change manager

27 jun Vier fundamentele vragen voor een succesvolle rol als change manager

Wat je als change manager moet weten voordat je de verantwoordelijkheid voor verandering aanvaardt.

Gert’s verhaal:
Gert werd aangesteld als change manager om de fusie van zijn bedrijf met een ander bedrijf te begeleiden. Als ervaren change manager was hij ervan overtuigd dat een solide voorbereiding cruciaal was voor succes. Vol enthousiasme begon hij aan zijn taak, maar al snel merkte hij dat zijn initiatieven op niets uitliepen. Hij had moeite om de twee CEO’s aan boord te krijgen, kreeg geen toegang tot het andere bedrijf en stuitte op een gebrek aan samenwerking. Een personeelsbevraging die hij voorstelde, werd geweigerd. Communicatie was fragmentarisch, en het verandertraject liep zes maanden vertraging op. En op de dag van de lancering? Volgens de CEO’s zou er niets veranderen. Gert vroeg zich af: wat kan ik als change manager nu nog doen?

De cruciale vraag: Waarom was deze fusie zo moeilijk?

Het probleem lag niet bij de inhoud van de fusie, maar bij de afwezigheid van een leidende coalitie. Twee CEO’s beheersten de business-as-usual modus, maar waren niet actief betrokken bij de transformatie. Dit maakte de rol van Gert als change manager lastig en onduidelijk. Hij raakte gevangen tussen twee werelden.
Hier komen vier fundamentele vragen die elke change manager zich zou moeten stellen, om een solide basis te leggen voor succes.

Vraag 1: Wat is het veranderverhaal?

Elke verandering begint met een duidelijk verhaal. Wat probeer je te bereiken? Wat is het probleem dat je oplost, of de kans die je grijpt? Wat zijn de voordelen voor de organisatie, de klanten, de medewerkers en andere stakeholders? Wat moet er beter zijn, en hoe ziet succes eruit?

Een krachtig veranderverhaal is de basis voor elke transformatie. Het is de leidraad voor alle acties en helpt je om mensen mee te krijgen. Zonder een helder veranderverhaal wordt change management een doel op zich, en dat is precies wat Gert merkte. Hij werkte hard aan oplossingen voor problemen die niet werden erkend door de leiders van de bedrijven. Het verhaal van de fusie was nog niet duidelijk, en dus miste het draagvlak.

Wat kun jij doen als change manager?

Zorg dat het veranderverhaal niet alleen bij jou als change manager leeft, maar dat het gedragen wordt door de leiders van de organisatie. Dit verhaal zal de basis vormen voor elke actie die je onderneemt.

Vraag 2: Wat is mijn rol als change manager?

Wat wordt er precies van jou verwacht? Welke rol neem jij in het veranderproces op je? En wie neemt de rol van sponsor, uitvoerder of ondersteuner? Wie is verantwoordelijk voor beslissingen? En wat heb jij nodig om effectief te kunnen werken?

Gert kwam erachter dat de rolverdeling binnen de fusie onduidelijk was. De sponsor was onzichtbaar. De CEO’s namen hun rol als uitvoerder niet op. Wie knopen kon doorhakken was niet duidelijk. Dit bracht Gert in de knel. Zonder duidelijke afspraken over rollen riskeer je als change manager in een positie te belanden waarin je verantwoordelijk bent voor het falen van de verandering, terwijl je niet de macht hebt om beslissingen te nemen.

Wat kun jij doen?

Maak duidelijk afspraken over wie welke rol speelt en wat van jou als change manager verwacht wordt. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt.

Vraag 3: Wat is het change plan?

Hoe ziet de route naar de gewenste verandering eruit? Wat zijn de specifieke stappen die genomen moeten worden? Wat gaat er veranderen – van producten en diensten tot systemen, processen en zelfs personeelsvoorwaarden? Wat is de timing?

Toen Gert hoorde dat er op de dag van de fusie niets zou veranderen, was dat een rode vlag. Als er geen veranderingen te verwachten zijn, waarom zou er dan een change manager nodig zijn? Als change manager kun je een grote rol spelen bij het opstellen van het change plan door gerichte vragen te stellen en de nodige stappen te identificeren. Dit plan wordt de roadmap voor de verandering en helpt je de timing en prioriteiten van veranderinitiatieven vast te stellen.

Wat kun jij doen als change manager?

Stel de juiste vragen en werk samen met leiders om een duidelijk change plan op te stellen. Dit helpt om richting te geven aan het proces en zorgt ervoor dat er daadwerkelijk veranderingen plaatsvinden.

Vraag 4: Wat zijn de afspraken rond communicatie?

Wie communiceert wat, wanneer en via welke kanalen? Welke communicatie ligt onder jouw controle, en welke niet? Wat moet je doen als het leiderschap niet genoeg communiceert?

In Gerts situatie werd communicatie onderbelicht. De bedrijven wisten niet goed wat ze moesten communiceren, en er was geen coördinatie tussen de communicatieafdelingen van de twee bedrijven. Hierdoor werd met een ongelijke frequentie en met verschillende kanalen en methodes gecommuniceerd in beide bedrijven. Dat leidde tot verwarring en onzekerheid.

Als change manager is het cruciaal dat je ervoor zorgt dat er duidelijke afspraken zijn over communicatie. Als het leiderschap niet tijdig en helder communiceert, gaan medewerkers zelf invulling geven aan het verhaal. En wat zij verzinnen, is vaak dramatischer dan de werkelijkheid.

Wat kun jij doen?

Zorg voor een heldere en consistente communicatiestrategie. Wanneer het leiderschap niet communiceert, zullen anderen dat doen – en vaak is dat niet in jouw voordeel.

Conclusie

Change management is meer dan alleen het uitvoeren van een proces. Het vereist een helder veranderverhaal, duidelijke rolverdeling, een solide plan en goede communicatie. Als change manager kun je het verschil maken door deze vier vragen te stellen en ervoor te zorgen dat je organisatie zich voorbereidt op verandering, in plaats van er gewoon op te reageren. Door deze fundamenten te leggen, creëer je een solide basis voor succes.

Welke vragen stel jij je als change manager?

Deel je ervaringen en gedachten met me, ik ben benieuwd!