Vijf tips om Smeagol smartphone te bedwingen in meetings

28 nov Vijf tips om Smeagol smartphone te bedwingen in meetings

De smartphone bedwingen in meetings is een uitdaging.

Tijdens een leadership workshop rond het thema “high performing teams” zag ik het gebeuren. De break-out groep van vijf deelnemers was aardig op dreef. Praktische ideeën voor een betere teamwerking werden opgelijst, er werd uitgedaagd, er werd gebouwd op mekaars input en plots … verscheen de smartphone. Twee deelnemers doken in hun mails. Ondanks de poging van de drie anderen om verder te gaan, verloor deze groepstaak momentum. En niemand maakte hierover een opmerking.

“Wat gebeurt hier nu ?”, vroeg ik verbaasd aan de groep. “Tja, wij moeten toch beschikbaar zijn voor onze collega’s op kantoor”, was het antwoord. “En wat zegt dat over de samenwerking in dit team op dit moment?” De deelnemers gaven schoorvoetend toe, dat ze dergelijke afleiding vervelend en weinig respectvol vonden. Het was niet bepaald een signaal van een hechte samenwerking.

Smeagol smartphone is mijn grootste uitdager in workshops die ik faciliteer. Hij is precieus want hij connecteert ons met collega’s, vrienden en familie, waar we ook zijn en op elk tijdstip. Tegelijkertijd eist hij alle aandacht op en leidt hij ons af. Hij verbreekt de verbinding ook in het midden van een goed gesprek.

Ergernis hierover heeft me niet veel verder gebracht. Wel heb ik mezelf de vraag gesteld wat ik anders kan doen om Smeagol smartphone te bedwingen tijdens meetings.

Met deze vijf tips kan je de smartphone bedwingen tijdens meetings.

Tip 1: Stel een verrassende vraag aan het begin van de meeting.

Je kan de meeting beginnen door duidelijke verwachtingen te scheppen. Dan leg je uit dat je graag wil dat iedereen fysiek en mentaal aanwezig is in de vergadering en dat je het daarom verwacht dat de smartphone tijdens de meeting liefst niet wordt gebruikt. In mijn ervaring heeft dit slechts matig succes. Wat wel impact heeft, is aan de start van de meeting te vragen “Wie verwacht er een levensbelangrijke call of mail tijdens deze meeting?”. Met uitzondering van een mogelijke geboorte, is het antwoord meestal niemand. De vraag helpt meteen om de dringendheid van andere zaken te relativeren.

Tip 2: Gebruik humor

Merk ik tijdens mijn presentatie dat Smeagol smartphone de aandacht opeist, dan probeer ik mijn punt te maken met humor. Door bijvoorbeeld iets te zeggen in de trend van “Ik zie dat mijn presentatie zo boeiend is dat je je ogen niet van de smartphone kan houden”.

Tip3: Breng je boodschap met een spel

Een simpel spelletje om je punt te maken dat multitasking zo zijn beperkingen heeft,  gaat als volgt.
Je vraagt het team om twee opdrachten uit te voeren en diegene die het snelst is, wint.
De eerste opdracht bestaat erin om het woord SINGLETASKING op een blad papier te schrijven. En vervolgens onder elke letter van dit woord een cijfer in oplopende volgorde te noteren. Onder de letter S komt het cijfer 1, onder de letter I komt het cijfer 2 enzovoort.
Je drukt af op de snelste tijd die iemand in het team behaalt.

Vervolgens ga je over tot de tweede opdracht. Je vraagt het team het woord MULTITASKING te noteren met de cijfers onder elke letter.  Maar deze keer bestaat de taak erin om eerst de letter M te noteren met daaronder het cijfer 1, daarna de letter U met daaronder het cijfer 2 enzovoort. Opnieuw registreer je de snelste tijd op.
Gegarandeerd dat de tweede opdracht langer zal duren, hoewel het woord korter is. Het gebeurt ook dat er spellingsfouten aan te pas komen. Deze kleine oefening helpt om je punt te maken waarom focus bewaren en dus de smartphone aan de kant houden, voordelig is. De meeting zal sneller gaan en de output zal beter zijn.

Tip 4: Maak er een groepsinspanning van

Wanneer je merkt dat verschillende mensen in een team aan de gang zijn met hun smartphone, leg de topic dan op tafel. Je kan herhalen dat je graag zou zien dat Smeagol even aan de kant gelegd wordt omdat je de input en betrokkenheid van alle teamleden waardeert.  Sterker is een vraag te stellen aan het team. Bijvoorbeeld:  “Hoe kunnen we tijdens meetings ervoor zorgen dat we aandacht houden voor elkaar en dat we niet afgeleid worden door binnenkomende boodschappen?” Door de groep te betrekken in mogelijke oplossingen, is de kans groot dat afspraken rond smartphonegebruik tijdens meetings daadwerkelijk worden toegepast.

Tip 5: Zet de smartphone op een slimme manier in

Tijdens opleidingen en presentaties kan de smartphone ook een interessant en interactief middel zijn om de aandacht te houden en fun te brengen. Dit kan je doen door via polls vragen te stellen over de materie die net gepresenteerd werd. Met wat creativiteit kan je  hieraan uiteraard ook prijzen koppelen voor deelnemers die het grootste aantal vragen correct hebben beantwoord.

Hoe bedwing jij de smartphone tijdens meetings met jouw team of met je collega’s.
Laat het me weten, want ik leer nog graag bij.