Feedback laten landen begint waar feedback geven stopt

09 sep Feedback laten landen begint waar feedback geven stopt

Waarom duidelijke feedback niet altijd leidt tot gedragsverandering – en wat je als leidinggevende anders kunt doen.

“Ik heb het al tien keer gezegd. Waarom verandert er niets?” Het is één van de vragen die ik het vaakst hoor van leidinggevenden. Ze investeren tijd in gesprekken, bereiden zich goed voor en formuleren duidelijke verwachtingen. En toch blijft het gedrag van een medewerker onveranderd.

Hoe kan dat?

In het artikel “Zachte feedback is een daad van egoïsme” pleit Julien De Wit – publicist en ondernemer – voor harde feedback als het snelste pad om beter te worden. Zijn stelling: duidelijke, eerlijke feedback is de snelste weg naar groei. Daar kan ik me grotendeels in vinden. Wie feedback laat verdrinken in omwegen en nuance, helpt niemand vooruit.

En toch is er meer nodig om feedback te laten landen.

Feedback geven is niet hetzelfde als feedback laten landen

Zo herinner ik me een gesprek met een teamlid. Ik had me grondig voorbereid. Ik werkte met een helder feedbackmodel, bracht concrete feiten aan, benoemde de impact van het gedrag en formuleerde duidelijke verwachtingen.

Op papier was alles juist. In de praktijk liep het helemaal anders.
Het gesprek mondde uit in een welles-nietesdiscussie. De spanning liep op. De medewerker ging in de verdediging en verliet uiteindelijk boos de vergaderzaal.

Mijn conclusie was confronterend: ik had misschien goede feedback gegeven, maar ze was niet geland. Sindsdien bekijk ik feedback anders.

Feedback vindt plaats in het hoofd van de ontvanger

We denken vaak dat communicatie draait om wat wij zeggen. In werkelijkheid draait communicatie om wat de ander hoort. Dat verschil lijkt klein, maar het verandert alles.

Het doel van feedback is immers niet dat jij je boodschap hebt uitgesproken. Het doel is dat de ander bereid is om iets met die boodschap te doen.

Wil je feedback laten landen, dan is het dus minstens even belangrijk om aandacht te hebben voor de ontvanger als voor je eigen formulering.

Niet iedereen wordt gemotiveerd door dezelfde aanpak

Iedereen heeft een eigen voorkeursstijl van communiceren. Wat voor de ene persoon helder en efficiënt voelt, kan voor een ander hard of afstandelijk overkomen.

Dat betekent niet dat je je boodschap moet aanpassen. Wel dat je de manier waarop je ze brengt, kunt afstemmen op je gesprekspartner.

In mijn artikel ‘Hoe soepel ben jij in je leiderschapsstijl?’ beschrijf ik vier sociale stijlen. Die zijn gebaseerd op zichtbaar gedrag en op de manier waarop anderen dat gedrag ervaren. Ze zeggen niets over goed of fout, maar helpen je begrijpen waarom mensen verschillend reageren op dezelfde boodschap. Onderstaande figuur vat de belangrijkste drijfveren van de vier stijlen samen.

Bron: Geïnspireerd op het DISC model van W. Moulton Marston

Net zoals een goede leider zijn leiderschapsstijl afstemt op de situatie, kan zij/hij ook de feedbackstijl aanpassen zonder aan duidelijkheid in te boeten. Integendeel. Door eerst verbinding te maken, vergroot je de kans dat je boodschap écht binnenkomt.

De meesten onder ons hebben niet één, maar een combinatie van stijlen. Sommige gedragingen voelen heel natuurlijk aan en kosten weinig energie. Andere stijlen kunnen we evengoed inzetten, maar vragen meer bewustzijn en oefening. Dat voelt in het begin soms wat onwennig, zoals een spier die je nog niet vaak hebt getraind. Hoe vaker je ermee oefent, hoe soepeler het wordt.

Precies daar ligt de sleutel om feedback te laten landen. Wanneer je bewust aansluit bij de communicatiestijl en drijfveren van je gesprekspartner, vergroot je de kans dat je feedback niet alleen gehoord wordt, maar ook aanzet tot verandering.

Hoe laat je feedback landen bij verschillende persoonlijkheden?

Bron: Geïnspireerd door “Omringd door idioten” van T.Erikson

Bij een daadkrachtige persoonlijkheid: wees duidelijk en standvastig

Mensen die sterk resultaatgericht zijn, waarderen directheid. Ze willen snel weten waar het over gaat. Omdat de lat voor zichzelf meestal hoog ligt en omdat deze mensen meestal overtuigd zijn van het eigen gelijk, vraagt het wat lef om feedback te geven.

• Kom onmiddellijk tot de kern.
• Bespreek concrete feiten, niet interpretaties.
• Benoem de impact op resultaten, tijd, kwaliteit, winst.
• Laat je niet meeslepen als het gesprek scherp wordt.
• Eindig met duidelijke afspraken over acties.

Bij een analytische persoonlijkheid: onderbouw je verhaal

Analytische medewerkers willen begrijpen waarom iets belangrijk is. Ze zijn van nature secuur, kennen alle details en hebben soms de neiging om inmenging af te wijzen. Wees dus voorbereid met duidelijke feiten.

• Verzamel concrete en precieze feiten.
• Wees nauwkeurig en volledig.
• Vermijd vage uitspraken.
• Verwacht kritische vragen.
• Nodig hen uit om zelf oplossingen te formuleren.

Bij een enthousiaste persoonlijkheid: houd de focus vast

Expressieve mensen denken snel en praten graag. Daardoor kan een gesprek gemakkelijk alle kanten uitgaan. Luisteren en focus is een grote uitdaging voor deze mensen. Het vraagt volharding en vooral veel geduld om de feedback te laten landen.

• Bewaak de rode draad en durf onderbreken bij afleiding.
• Gebruik concrete voorbeelden zonder overbodige details.
• Benoem de impact op mensen en samenwerking.
• Bereid je voor op mogelijk martelaarsgedrag.
• Laat hen zelf meedenken over oplossingen.

Bij een harmoniegerichte persoonlijkheid: combineer duidelijkheid met veiligheid

Mensen die harmonie belangrijk vinden, ervaren feedback vaak persoonlijk. Ze vermijden liefst conflict en hebben de neiging om zeer zelfkritisch te zijn. Zachte feedback heeft een grotere kans om te landen.

• Wees vriendelijk én helder.
• Draai niet rond de boodschap.
• Benadruk de impact op samenwerking in het team.
• Bereid je voor op mogelijk martelaarsgedrag.
• Help de medewerker om concrete volgende stappen te formuleren.

Feedback laten landen begint bij verbinding

Een veelgemaakte misvatting is dat aanpassen hetzelfde is als toegeven. Dat is niet zo.

Je verandert de inhoud van je feedback niet. Je kiest alleen een manier van communiceren waardoor de ander beter kan luisteren. Dat vraagt soms wat meer inspanning. Maar als het doel gedragsverandering is, dan is die investering meer dan de moeite waard.

Eindig altijd met één eenvoudige checkvraag

Niemand past perfect in één persoonlijkheidsstijl. Bovendien kunnen we niet in het hoofd van de ander kijken. Daarom sluit ik een feedbackgesprek bijna altijd af met dezelfde vraag:

“Kan je eens samenvatten wat jij meeneemt uit ons gesprek?”

Die ene vraag voorkomt verrassend veel misverstanden. Je ontdekt onmiddellijk of jullie hetzelfde verstaan onder de gemaakte afspraken én of je feedback werkelijk is geland.

Feedback die blijft hangen

Goede feedback geven is een belangrijke leiderschapsvaardigheid. Maar feedback laten landen is nog waardevoller.

Uiteindelijk gaat feedback niet over het uitspreken van een boodschap. Ze gaat over het creëren van beweging.

En precies daar ligt vaak het verschil tussen leidinggevenden die vooral feedback geven en leidinggevenden die mensen écht helpen groeien.

Wil je met jouw leidinggevenden sterker worden in het voeren van moeilijke gesprekken en het creëren van een open feedbackcultuur? Een interactieve workshop biedt de kans om te oefenen met realistische situaties, verschillende communicatiestijlen te herkennen en feedback zo te formuleren dat ze niet alleen gehoord wordt, maar ook iets in beweging zet.