Is één IT-tsaar voldoende voor een geslaagde digitale transformatie?

25 feb Is één IT-tsaar voldoende voor een geslaagde digitale transformatie?

De digitale transformatie van de overheid doet de wenkbrauwen fronsen. Het digitaliseringsproject van de politie strandt met een prijskaartje van 75,8 miljoen euro, zonder tastbare resultaten. Een IT-project voor het onderwijs wordt stopgezet nadat er al 16 miljoen euro werd gespendeerd. En vier jaar eerder mislukte de digitalisering van justitie, goed voor 28 miljoen euro.

Terecht dat we verontwaardigd reageren. Het gaat tenslotte om ons belastinggeld.

In een Trends opiniestuk stelde Pedro Matthynssens als oplossing voor: stel één IT-tsaar aan die verantwoordelijkheid krijgt om grote IT-projecten voor de overheid te doen slagen. Een duidelijke kapitein op het schip. Klinkt logisch.Maar is het voldoende om een complexe digitale transformatie te laten slagen? Ik denk van niet.

Ook in private bedrijven – waar doorgaans wel een Chief Information Officer op directieniveau verantwoordelijk is – lopen mislukte IT-projecten op tot miljoenen euro’s per jaar. Blijkbaar is één sterke leider geen garantie op succes.

In mijn ervaring met digitale verandertrajecten in multinationals én KMO’s was het nooit één bevlogen leider die het verschil maakte. Moedig leiderschap is essentieel, maar succesvolle organisaties werken tegelijk op meerdere hefbomen.

Er bestaat geen golden bullet. Wat wél werkt? Een systematische aanpak die zes cruciale hefbomen in kaart brengt en activeert.

Zes hefbomen voor een succesvolle digitale transformatie

Een digitale transformatie is geen IT-project. Het is een organisatieverandering met technologie als enabler. En organisatieverandering vraagt meer dan één verantwoordelijke.

Hier zijn zes hefbomen die het verschil maken.

#1 – Een helder en aantrekkelijk veranderverhaal

Bron: T.Malfait – Split The Sea

Te vaak wordt een digitaal verandertraject aangekondigd met: “We lanceren een nieuw softwarepakket. ”De wat is duidelijk. Maar de waarom, hoe, wanneer en vooral: wat betekent dit voor mij? blijven onbeantwoord. En daar ontstaat weerstand.

Een krachtig veranderverhaal:

• Maakt duidelijk waarom de digitale transformatie nodig is
• Verbindt de verandering aan de strategie
• Benoemt concrete voordelen voor alle stakeholders
• Is eerlijk over wat niet verandert

Het veranderverhaal zet de menselijke kant van een digitale transformatie centraal. Het beantwoordt de vraag – hoe kunnen we onze medewerkers verleiden om in de verandering mee te stappen. Digitale transformatie is in essentie gedragsverandering. Zonder betekenisgeving geen beweging.

#2 – Processen en systemen herdenken vóór je digitaliseert

Technologie digitaliseert wat er al is. En als wat er al is inefficiënt of versnipperd is, dan digitaliseer je chaos.

Bij 176 politiezones met verschillende werkwijzen is uniformiteit geen evidentie. Wie processen niet harmoniseert vóór implementatie, loopt vroeg of laat vast. Ik begeleidde ooit een digitalisering van de looncyclus. Op papier een “no brainer”. In realiteit bleken er zoveel uitzonderingen en informele regels te bestaan dat geen enkel softwarepakket dit kon programmeren.

De conclusie? Eerst procedures vereenvoudigen. Daarna pas digitaliseren.
Een succesvolle digitale transformatie begint met:

• Procesmapping
• Schrappen van uitzonderingen
• Standaardiseren waar mogelijk
• Bewust kiezen waar flexibiliteit nodig blijft

#3 – Gebruikers betrekken vóór de oplossing er is

Te vaak werken IT-experten in isolatie aan een oplossing. Pas bij de lancering blijkt dat mensen er niet mee kunnen of willen werken. Niet omdat het systeem technisch faalt, maar omdat het geen aansluiting vindt bij de realiteit.

Co-creatie voelt trager. Maar ze versnelt implementatie. Door medewerkers vroeg te betrekken:

• Detecteer je praktische bezwaren
• Creëer je draagvlak
• Bouw je ambassadeurs
• Verlaag je weerstand

Digitale transformatie slaagt niet wanneer software werkt. Ze slaagt wanneer mensen ermee werken.

#4 – Navigatietools: feedback, KPI’s en bijsturing

Het is verontrustend om te lezen dat de overheid niet beschikt over een overzicht van de lopende IT-projecten, laat staan dat er zicht is op de status van elk van deze projecten. Maar ook in bedrijven ontbreekt vaak feedback en transparante opvolging.

Digitale transformatie vraagt:

• Heldere doelstellingen
• Meetbare KPI’s
• Duidelijke milestones
• Regelmatige evaluatiemomenten
• Transparante rapportering

Wat niet gemeten wordt, wordt niet bijgestuurd. Een dashboard is geen controle-instrument, maar een navigatiesysteem om de bestemming daadwerkelijk te bereiken.

#5 – Ondersteuning, ook na de go-live

De go-live datum is niet het einde van de digitale transformatie. Het is het begin van gedragsverandering.

Zonder training, coaching en ondersteuning vallen medewerkers terug op hun vertrouwde excel-sheets en parallelle systemen. Gevolg? Meer werk in plaats van minder.

Investeren in opleiding:

• Verhoogt adoptie
• Vermindert frustratie
• Creëert interne experten
• Stimuleert innovatie vanuit de werkvloer

De echte ROI van digitale transformatie zit in gebruik, niet in implementatie.

#6 – Aanwezig leiderschap, geen eenzame tsaar

En ja, leiderschap is cruciaal. Maar niet in de vorm van één IT-tsaar die alle verantwoordelijkheid draagt. Wel in de vorm van een zichtbaar, betrokken leiderschapsteam met “skin in the game”.

Change Managers die een digitale transformatie moeten trekken zonder duidelijk mandaat, middelen of steun van het leiderschapsteam, zijn bij voorbaat kansloos.

Succesvolle digitale transformatie vraagt:

• Een duidelijk mandaat
• Actieve betrokkenheid van directie
• Vertegenwoordiging van alle functies
• Consequente communicatie
• Voorbeeldgedrag

Digitale transformatie raakt elke afdeling. Het is geen IT-feestje.

Digitale transformatie is een systeemvraagstuk

Wie denkt dat één sterke figuur een complexe digitale transformatie kan redden, onderschat de systemische aard van verandering. Technologie is zelden het probleem. Organisatie, processen, cultuur en leiderschap maken het verschil.

Misschien moeten we minder zoeken naar een tsaar, en meer investeren in het activeren van de juiste hefbomen. Want digitale transformatie slaagt niet door macht te centraliseren, maar door verantwoordelijkheid te delen.

Welke hefbomen zet jij vandaag in om jouw digitale transformatie te laten slagen? Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen.