De kunst van communicatie is de taal van leiderschap

20 dec De kunst van communicatie is de taal van leiderschap

Wanneer communicatie hét gespreksonderwerp is binnen een organisatie, dan is er werk aan de winkel voor het leiderschap.  Als de dingen niet gaan zoals gepland, als de resultaten onder druk staan, als er veranderingen op til zijn, als er een hoog personeelsverloop is, dan wijzen tevredenheidsenquêtes gegarandeerd naar het thema communicatie.
Het probleem met “communicatie” is dat het een octopus is met vele armen. Er wordt niet naar ons geluisterd. We krijgen te weinig informatie. We worden te laat geïnformeerd. We begrijpen niet waar we naartoe gaan. We vertrouwen het niet.

Voor het leiderschap team is het een uitdaging om met communicatie als containerbegrip aan de slag te gaan.  Met deze vier vragen kan je checken waar de communicatie knelt.

Hoe goed luisteren we als leiderschap team?

Elk leiderschap team weet wel dat communicatie start met luisteren. Maar om te horen wat er niet gezegd wordt, moet je kunnen luisteren met je oren én je ogen. Misschien staan de lippen stijf op mekaar, maar het lichaam lekt en is niet in staat om emoties te verbergen. Als communicatie een thema is in je team of organisatie, luister dan eerst wat medewerkers precies bedoelen. Let daarbij op de lichaamstaal. Observeer je rollende ogen, gefronste wenkbrauwen, een cynische glimlach, zenuwachtig geschuifel op de stoel, trek dan niet meteen conclusies op basis van jouw interpretatie. Stel eerder open vragen om te begrijpen welke boodschap die persoon wil brengen.
Luisteren betekent ook kunnen zwijgen en de anderen niet onderbreken.

Brengen we als leiderschap team een verhaal dat raakt?

Wat hebben Barack Obama, Martin Luther King, Winston Churchill, Steve Jobs en Esther Perel gemeen? Ze beheersen de kunst van story telling. Met een begeesterende communicatie inspireert hun leiderschap.  Met hun verhalen raken ze ons op drie vlakken: hart, hoofd en hand.

Vooraleer mensen beslissen wat ze denken over je boodschap, beslissen ze wat ze denken over jou. Wil je jouw boodschap laten landen, dan start je best met het opbouwen van vertrouwen en het creëren van verbinding. Dat is precies wat  het vertellen van authentieke en persoonlijke verhalen doen. Ze raken ons in het hart. We voelen er ons mee verbonden.

Wanneer het vertrouwen er is, heb je aandacht voor de logica, de feiten en de strategie. Communicatie richt zich in tweede instantie tot het hoofd.

Tot slot richt de communicatie zich tot de hand, daar ligt de actie. Wanneer je het hart en het verstand hebt gewonnen zijn mensen gemotiveerd en geëngageerd om in actie te komen. Zo maak je van je strategie een werkwoord.

Hoe frequent is onze leiderschap communicatie?

Aan de start van een verandering, een nieuwe strategie of de lancering van een project, besteden leiderschap teams heel wat aandacht aan communicatie. Indrukwekkende speeches worden gegeven tijdens groots opgezette meetings.  En daarna…, valt het vaak stil. Ik hoor dan wel eens het argument, “ja maar er valt op dit ogenblik niets nieuws te vertellen”. Of “we kunnen nog niet verder communiceren omdat er een embargo staat op de inhoud van de beslissingen”.

Wees maar zeker dat de communicatie in de organisatie wel doorloopt. Alleen ben je als leiderschap team niet meer betrokken in deze conversaties. Plan dus je communicatie met een regelmatige frequentie. Als je niet kan communiceren over de inhoud, informeer je medewerkers dan over het proces. Welke stappen worden er gepland in het veranderingstraject? Wie is daarbij betrokken? Wat is de verwachte timing wanneer over de inhoud kan worden gepraat?
Heb je als leiderschap team geen nieuwe informatie, neem dan de tijd om vragen te stellen en om medewerkers de kans te laten hun bezorgdheden te uiten. Zo weet je meteen wat er leeft en waar er nog kan bijgestuurd worden.

Welke communicatie kanalen gebruiken we?

Vaak wordt in eerste instantie gedacht om zoveel mogelijk medewerkers op hetzelfde moment eenzelfde boodschap te kunnen geven. Town Hall Meetings, gevolgd door intranet- of nieuwsbriefpublicatie zijn hiervoor uitstekende kanalen. Alleen bieden ze weinig ruimte voor dialoog en is het risico groot dat de interpretatie van de boodschap via andere kanalen allerlei kanten opgaat na de aankondiging.

Een interessante oefening  voor het leiderschap team is een lijst te maken van alle communicatiekanalen die ter beschikking zijn en te bepalen welke boodschappen best via welk kanaal worden gebracht. Vergeet daarbij niet de informele kanalen waar doorgaans het meest informatie wordt uitgewisseld.

Tot slot, wil je meer weten over inspirerende communicatie dan kan ik je het boek Inspirerend Spreken Als Leider van Filip Muyllaert warm aanbevelen.