De valkuil van de oplossing

13 mrt De valkuil van de oplossing

De valkuil van de oplossing is dat we al te vaak een advies krijgen nog voor het probleem duidelijk is. Een mooi voorbeeld hiervan kreeg ik onlangs in mijn mailbox nadat ik een probleem met reviews op mijn bedrijfsprofiel had gemeld aan de helpdesk. Dit was het antwoord dat ik kreeg:

Onnodig te zeggen dat mijn probleem hier niet mee opgelost is en dat ik alleen meer gefrustreerd ben geraakt.

Tegelijkertijd moet ik toegeven dat ik vroeger als leidinggevende en vandaag als leiderschap-coach ook nog regelmatig in de valkuil van de oplossing trap. Tijdens een meeting met ondernemers merkte ik dat ik niet de enige ben. Jan (niet zijn echte naam) deelde in deze meeting zijn uitdaging om teamleden te laten samenwerken. Het waren specialisten in hun vakgebied, maar ze werkten elk op hun eiland. Hij slaagde er maar niet in om hen te overtuigen om als team te werken.

Het duurde niet lang of de oplossingen kwamen op tafel en meestal onder de vorm van “leidende vragen”. Vragen die eigenlijk al een suggestie tot oplossing zijn.  Dat klonk ongeveer zo:
“Heb je al eens met hen gepraat en je verwachtingen rond samenwerking duidelijk gemaakt? Denk je écht dat je expert-profielen kan laten samenwerken?  Heb je al gedacht aan een teamincentive die samenwerking beloont?”

Doordat we meteen doken in de oplossing-modus, namen we niet de tijd het probleem scherp te stellen. Wat moest er hier precies opgelost worden? Daardoor betwijfel ik of Jan iets had aan onze goedbedoelde adviezen.

Oplossingsgerichtheid is de hinderpaal om teamleden te ontwikkelen

Om als teamlid vooruitgang te boeken is oplossend vermogen een cruciale vaardigheid. Tegelijkertijd is het een hinderpaal om teams aan te sturen en te laten groeien. Om je team te laten schitteren heb je nieuwe leiderschapsvaardigheden nodig.

Als je er niet in slaagt je team te laten doen wat jij denkt dat ze zouden moeten doen, bekijk dan eens hoe jij je tijd spendeert. Ziet dat er ongeveer zo uit?

De valkuil van focus op de oplossing

De verleiding is groot. Iemand komt met een probleem en liefst wil je dat zo snel mogelijk van de baan. En toch, door als leidinggevende het meeste van je tijd te besteden aan het bieden van oplossingen, loop je meteen in verschillende valkuilen.

Ontwikkeling van een afhankelijk team

Door zelf oplossingen aan te reiken, leert het team weinig bij. Eerder dan teamleden te stimuleren om zelf opties te bedenken, stuur je ongewild het signaal uit dat de beste oplossing is om het te vragen aan jou. Voor sommige teamleden is dit een veilige comfortzone. Voor anderen, vaak diegene met het meeste potentieel, is dit een bron van frustratie omdat autonomie aan banden wordt gelegd. In ieder geval ontwikkel je een afhankelijk team dat weinig initiatief of verantwoordelijkheid zal opnemen.

Oplossingen naast de kwestie

De aangeboden oplossing riskeert haar doel voorbij te schieten als er niet eerst voldoende de tijd genomen is om het probleem of opportuniteit scherp te stellen. Daarenboven kunnen teamleden maar moeilijk begrijpen waarom ze een advies moeten volgen, zonder te begrijpen wat nu precies het probleem is.

Te weinig uren in de dag

“Als ik het zelf oplos, gaat het veel sneller”. Dat is het argument dat ik vaak hoor bij leidinggevenden. Met hun kennis en ervaring kan ik ze geen ongelijk geven. Alleen klopt dit niet op het moment dat je team groeit en de problemen die zich aandienen daardoor exponentieel meegroeien. Je komt uren tekort als je al die problemen zelf wil oplossen.

Hoe vermijd je de valkuil van de oplossing?

Het korte antwoord op die vraag is je tijdsbesteding radicaal te verschuiven van focus op de oplossing naar focus op het probleem of de opportuniteit.

1. Formuleer het probleem of opportuniteit precies en concreet

In het voorbeeld van het gebrek aan samenwerking in het team, werd het probleem of de opportuniteit niet écht vastgepakt. Wat zijn de problemen of gemiste opportuniteiten die Jan wil oplossen in zijn organisatie?

Je komt tot de kern van het probleem of opportuniteit door vragen te stellen, eerder dan antwoorden te bieden. In dit voorbeeld:

• Wat maakt dat samenwerking in het team zo belangrijk is?
• Welke nadelen brengt de huidige manier van werken met zich mee?
• Wat wil je bereiken met klanten?
• Wat zou het voordeel zijn voor teamleden als dit opgelost is?

Antwoorden op deze vragen zouden mogelijke problemen of opportuniteiten kunnen blootleggen. Bijvoorbeeld:

• Onze organisatie kan de klant niet helpen als een teamlid afwezig is.
• We verliezen veel tijd met telkens opnieuw het warm water uit te vinden.
• Het advies aan onze klanten zou sterker zijn als we verschillende invalshoeken meenemen.
• Teamleden zouden sneller meer complexe dossiers kunnen opvolgen.

2. Formuleer het doel

Eens het probleem helder is, kan je een scherp doel formuleren. Dat is wat je wil bereiken of wat je wil vermijden. Over een doel valt nog weinig te onderhandelen als de probleemstelling duidelijk is. In het doel leg je vast wat je verwacht, welke resultaten er dienen behaald te worden.

In het voorbeeld van Jan zou het doel kunnen zijn : ons bedrijf beantwoordt een vraag van de klant binnen één werkdag.

3. Schep het kader aan de hand van criteria

Waar er weinig onderhandelingsruimte bestaat rond het doel is er des te meer vrijheid over hoe dat doel bereikt dient te worden. Echter om te vermijden dat je als leidinggevende op aangereikte oplossingen moet antwoorden met een “ja maar”, is het handig om ook voldoende tijd te spenderen aan criteria waaraan oplossingen moeten voldoen. Criteria kunnen gaan over tijd, middelen, kwaliteit enz. De kunst is hier om een kader aan te reiken waarbinnen alle voorgestelde oplossingen in principe aanvaardbaar zijn. Let daarbij op dat de criteria niet te ruim zijn, waardoor je toch nog voorgestelde oplossingen dient te verwerpen. Vermijd ook de valkuil om de criteria zo op te stellen dat slechts één oplossing mogelijk is.

Mogelijke criteria in ons voorbeeld kunnen zijn

• De oplossing dient gevonden te worden binnen het team van experts.
• De oplossing dient gevonden te worden binnen de huidige bezetting.
• Een budget van een bepaald bedrag wordt vrijgemaakt gemaakt om informatie beter te kunnen delen.

4. Delegeer het vinden van oplossingen naar je team

Met een helder probleem, een scherp doel en duidelijke criteria kan je team aan de slag gaan met mogelijke oplossingen. En dat heeft tal van voordelen

• Het team ontwikkelt naar een ondernemend team.
• Meerdere oplossingen worden gegenereerd vanuit verschillende invalshoeken.
• Het team staat achter de oplossing .

De rol van de leidinggevende in deze fase is opnieuw vragen stellen waardoor het team leert na te denken over alle aspecten van de voorgestelde oplossing.

Mag je dan als leidinggevende nooit een oplossing aanbieden? Natuurlijk wel. Alleen, stel eerst de vraag of je een advies mag geven. De kans is zeer groot dat het antwoord ja is. Geef je ongevraagd advies, dan is de kans even groot dat je oplossing niet gehoord of genegeerd wordt.
Nadat je een idee hebt ingebracht, stel opnieuw een vraag. Ben je hier iets mee? Hoe zouden jullie daarop verder kunnen bouwen?

Wat onderneem jij om de valkuil van de oplossing te vermijden? Laat het me weten, want ik leer nog graag bij.