Coachende leiders winnen tijd met een ‘Stay’-gesprek

07 nov Coachende leiders winnen tijd met een ‘Stay’-gesprek

Met een ‘stay’-gesprek kunnen coachende leiders het verloop met 50% beperken.

De vergissing die ik als leidinggevende vaak heb gemaakt is te veronderstellen dat een teamlid tevreden was omdat zij/hij niet klaagde. Groot was mijn verbazing toen Ella (niet haar echte naam) haar ontslag aankondigde. Zij was een top project manager. Field medewerkers gingen voor haar door het vuur en klanten waren vol lof over haar kwalitatieve rapporten die steeds op tijd werden geleverd. In de drukke periodes – en dat waren er veel – werkte ze extra uren om haar planning rond te krijgen. Tijdens het exit- gesprek, kwamen er vele dingen naar boven. Het enige wat ik kon uitbrengen is “Waarom ben je daar niet eerder met mij over komen praten?”. Maar het kalf was verdronken, haar besluit stond vast.

Met een ‘stay’-gesprek – waar ik toen nog nooit van had gehoord – had ik haar allicht kunnen houden. Onderzoek van Gallup¹ toont aan dat meer dan de helft van afhakers zegt dat hun vertrek had kunnen voorkomen worden door de leidinggevende of door de organisatie.

Exit-gesprekken zijn vijgen na Pasen

Een exit-gesprek heeft zeker waarde om een samenwerking correct en constructief af te sluiten. Ook bij een gedwongen ontslag is het belangrijk een gesprek in te plannen. Een ex-medewerker kan maar beter een ambassadeur van je bedrijf blijven. Exit-gesprekken geven inzicht in leer-en verbeterpunten voor je organisatie. Alleen, ze komen te laat!

Een ‘stay’-gesprek geeft je als leidinggevende dezelfde inzichten, maar wel op een moment dat je nog actie kan ondernemen.

Wat bespreken coachende leiders in een ‘stay’-gesprek?

De kern insteek van een ‘stay’-gesprek is te peilen waarom een medewerker blijft werken voor de organisatie. Je gaat op zoek naar de motieven waarom iemand in de job wil blijven. Wat de ervaringen zijn die je teamlid binden aan de organisatie. Het gaat dus niet over de prestaties, werkzaamheden of persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Het is geen evaluatie of ontwikkeling gesprek.

Het doel van een ‘stay’-gesprek is te achterhalen hoe jij als leidinggevende een betere ondersteuning kan bieden aan je teamlid.

Dit zijn voorbeelden van vragen die je kan stellen in een ‘stay’-gesprek:

In een ‘Stay’-gesprek zetten coachende leiders alle vaardigheden in

De vaardigheden van coachend leiderschap kan je als volgt inzetten in een ‘Stay’-gesprek:

Echt luisteren met aandacht en empathie

Daarom neem je de tijd voor een ‘stay’-gesprek. Je zorgt voor mentale rust door dit gesprek niet nipt in te plannen tussen ander meetings en projecten. Je zorgt er ook voor dat je tijdens het gesprek niet wordt afgeleid door telefoons of mails.

Ga recht op doel af

Leg meteen aan het begin van het gesprek het doel uit. Herinner je teamlid eraan dat je daar bent om te luisteren, dat je haar/zijn ervaring wil begrijpen en dat je samen wil bekijken hoe je de ervaring kan verbeteren.

Zet in op waardering

Een pluim krijgen, geeft vleugels. Waardeer je medewerker voor de bijdrage en de openheid. Waarderen en reflecteren geeft je betere inzichten. Bijvoorbeeld: een medewerker zegt dat hij heel tevreden is over een nieuw systeem dat werd gelanceerd voor klanten opvolging. Waardeer : “Ik ben blij dat je tevreden bent met deze nieuwe applicatie. Ik waardeer dat je open staat om er ook volop gebruik van te maken”. Reflecteer:  “Wat maakt voor jou het verschil nu we het nieuwe systeem gebruiken?”.

Probeer niet meteen alles op te lossen

Als coach weersta je de neiging om elke klacht meteen zelf te willen oplossen. Door te verkennen ga je naar de essentie van het probleem. Bedenk dat achter iedere klacht een vorm van engagement zit waarop je kan bouwen. Door te her-kaderen en te reflecteren ga je dan vragen wat jij kan doen om het vraagstuk samen op te lossen. Bijvoorbeeld: een teamlid geeft aan dat zij/hij het gevoel heeft dat de ganse dag vol zit met meetings, waardoor zij/hij alleen nog aan de echte job toekomt na de normale werkuren. Herkader: “Ik begrijp dat jij geëngageerd bent om zeer goed werk te leveren en dat je gefrustreerd bent als je het gevoel hebt daarvoor geen tijd te hebben gedurende de werkdag”. Reflecteer: “Wat denk jij dat we zouden kunnen doen wat voor jou een verschil zou maken?”.

Eindig met actie

Net zoals in een GRROW coaching gesprek, eindig je met de W van “Will do”. Vat de opvolgacties die jullie elk zullen ondernemen samen en bevestig ze ook via mail. Zo weet je teamlid dat je écht geluisterd hebt. Zijn er nog punten die in het gesprek niet aan bod gekomen zijn, leg dan een nieuwe meeting vast om daarop in te gaan. Vergeet je teamlid niet te bedanken voor de openheid en waardeer de input die je gekregen hebt.

Drie goede redenen voor coachende leiders om in te zetten op ‘Stay’- gesprekken

1. Generatie Z heeft geen geduld

Vele publicaties sussen ons door te stellen dat “The great attrition van de VS nog niet is overgewaaid naar België”.  Dat klopt als je naar het algemene cijfer van personeelsverloop kijkt. Dat was in 2021 slechts 8,1% (een daling van 7 percent punten t.o.v. 2013). Vrijwillig ontslag ligt nog lager en blijft stabiel op 5,1% in 2022².
Echter De “Swipers” – zo wordt generatie Z ook genoemd omdat ze konden “swipen” vooraleer ze konden “wipen” – wacht niet om van job te veranderen. Deze nieuwe generatie (geboren tussen 1985-2000) komt nu op de werkvloer en noteert een vrijwillig verloop van bijna 12%. Kunnen we ons in tijden van arbeidskrapte veroorloven om het nieuwe talent te zien vertrekken?

2. Een vijfde van werknemers overweegt van bedrijf te veranderen

Van de 26% werknemers die overwegen om binnen de zes maanden van job te veranderen, zijn er slechts 5% die dat zouden willen doen binnen hetzelfde bedrijf³. Ook hier stijgen de percentages bij generatie Z en Y met respectievelijk 42% en 44%. Nog los van het feit of die werknemers als dan niet de sprong wagen, wat is de impact op de goede sfeer en samenwerking in de organisatie denk je?

3. De leidinggevende zelf is het grootste afhaak risico

Verandering in leiderschap of taakverantwoordelijkheden blijken de grootste afknappers. Omgekeerd bepaalt de relatie met de leidinggevende en de graad van autonomie (wat voornamelijk bepaald wordt door de leiderschapsstijl) voor 46% het niveau van werktevredenheid. Als je weet dat de “boss factor” zo een grote invloed heeft, waarom zou je dan niet willen weten hoe je je teamleden nog beter kan ondersteunen, motiveren en behouden?

Bronnen:

¹ How to ask an employee is happy at work – Harvard Business Review – 14/02/2022
² De Tijd – 09/03/2022
³ 26% van de werknemers overweegt van job te veranderen – Partena Professional – 28/01/2022