25 aug Time management bestaat niet
Tijd kan je niet managen, alleen jezelf
Is het jou ook al overkomen? Je time management draait in de soep. Je start je dag en je hebt klaar in je hoofd wat je allemaal gaat aanpakken. Je begint eraan met volle goesting. Die varkentjes gaan we eens wassen. Nog geen half uur later pingen de mails binnen, de telefoon staat niet stil en voor je het goed en wel beseft, zit je op een zijspoor. Dat stond niet in mijn planning vandaag. Dat was zowat de samenvatting van mijn afgelopen week. Terwijl ik materiaal aan het zoeken ben om een coaching opdracht voor te bereiden, ontdek ik toevallig nog een oude time management cursus. Hmm, die kan nog van pas komen. Aangevuld met mijn eigen ervaring zijn hier 8 tips die jou ook kunnen helpen als je in tijdsnood geraakt.
1. Breng je tijdsgebruik in kaart
Op een gegeven moment kwam ik met mij zakenpartner tot conclusie dat we niet goed bezig waren. Hoe meer uren we klopten, hoe minder we gedaan kregen. We hebben toen beslist om ons tijdsgebruik gedurende een maand bij te houden in een simpele XL-sheet. Ondertussen bestaan hiervoor fancy tools zoals Rescue Time of Toggl. Wat je ook gebruikt, het resultaat opent in ieder geval je ogen. Je krijgt meteen zicht op de tijdvreters die je kan aanpakken.
2. Niet alles moet nu, direct, door jou
Onderstaand schema helpt je om zaken te delegeren, te plannen en ja zelfs te schrappen. Durf het gezegde “wat je zelf doet, doe je meestal beter” los te laten. Het doet wonderen voor je time management.
3. Bepaal wat voor jou belangrijk is
Noteer voor de komende drie maanden wat jouw prioriteiten zijn. Wat vraagt écht jouw aandacht. Bespreek dit ook met je line manager, collega’s en je team. Eens je dit hebt gedaan, is het nog makkelijker om het schema hierboven in te vullen. Uiteraard vraagt het wat discipline om je aan je time management plan te houden.
4. Plan voor het ongeplande
Hoe goed je ook georganiseerd bent, “sh..t happens”. Boek je dagelijkse agenda dan ook niet propvol. Laat ruimte tussen de bedrijven. Als roker – niemand is perfect – laat ik altijd een kwartiertje tussen de verschillende meetings om een rookpauze in te lassen. Ik kan het aan iedereen aanraden, zonder de sigaret uiteraard. Even je hoofd leeg maken zodat je fris kan starten aan het volgende blok.
5. Wees kritisch over meetings
Vraag je je wel eens af “Wat zit ik hier in godsnaam te doen?”. Of “Waarom loopt die meeting altijd uit?” Om gepalaver te voorkomen is een duidelijke agenda, met topics waarvan de doelstelling en de timing vastliggen, een basis. Overweeg om het aantal meetings gewoonweg te verminderen. Mijn collega had een originele manier om vergaderingen efficiënt te maken. Hij organiseerde staande meetings. Zonder stoelen kan ik je verzekeren dat de beslissingen sneller genomen werden.
6. Stop met multitasking
Als je drie dingen tegelijk probeert te doen – pakweg een rapport schrijven en tegelijkertijd binnenkomende mails bekijken en telefoons beantwoorden – dan ga je er dubbel zolang over doen en het resultaat zal half zo goed zijn. Bepaal op voorhand hoelang je aan een taak zal werken. Voer deze dan uit zonder afleidingen. Dus email uit en telefoon buiten bereik.
7. Vermijd E-mail mania
Toen ik als ondernemer bij Promoplan startte was mijn verbazing groot. In dit bedrijf met 28 kantoor medewerkers, actief in België kreeg ik vijfmaal zoveel mails in vergelijking met mijn dagen toen ik samenwerkte met marketingteams in 17 verschillende landen. De grote schuldige was de groepsmail. Iedereen stond in cc van alle mails. Niet bevorderlijk voor het ontwikkelen van verantwoordelijkheidsgevoel, als je je kan verschuilen in een groep. Radicaal besloot ik om niet langer in de groepen te staan. Ik maakte duidelijk afspraken over de onderwerpen waarover ik diende geconsulteerd te worden en welke niet. Mijn regel is altijd: in cc hoef ik geen actie te ondernemen behalve delete of archiveer.
8. Organiseer jezelf
Check je To Do lijst op het einde van de dag. Schrappen van gedane zaken is heerlijk. Pas je lijst aan voor de volgende dag. Zaken die steeds worden doorgeschoven, zijn misschien
toch niet zo belangrijk. Dus delegeren of simpelweg afhalen van de lijst.
De vakantie is bijna achter de rug. Voor je het weet, groeit ook jouw To Do lijst weer aan en ben je opnieuw vertrokken. Laat me weten of deze time management tips helpen. Heb jij nog andere trucjes om de tijd nuttig door te brengen, aarzel niet om ze te delen.
Geen reactie's