Hoe zal ik het zeggen? | JAG Coaching

Hoe zal ik het zeggen?

Hoe zal ik het zeggen?

Is het jou ook al overkomen dat er iets op je maag ligt?  Een collega die op je zenuwen werkt.  Je weet dat je beter in gesprek zou gaan.  Maar je stelt het uit, het is nu niet het goede moment.  Het zal wel over gaan.  Dat gebeurt uiteraard niet.  Je collega is zich van geen kwaad bewust en jij ergert je verder.  In plaats van de koe bij de horens te vatten, praat je erover met een andere medewerker.  Oeps het roddelcircuit is gestart.  Voor je het weet is iedereen op de hoogte behalve diegene die samen met jou het probleem kan aanpakken.  Feedback is de oplossing, maar hoe begin je eraan?

Een goede voorbereiding is het halve werk

Deze checklist kan helpen om je gesprek voor te bereiden.

Afspraak is afspraak voor mij.  Als je overeenkomt om een wekelijkse team meeting te beleggen, dan kom je daar ook naartoe.  Voor mijn collega was klant koning, die ging altijd voor.  Het gebeurde bijgevolg regelmatig dat de team meeting last minute werd afgezegd.  Ik vond dat heel vervelend en ben uit mijn kram geschoten.  Niet de juiste aanpak.  Met het frame zou ik het nu anders doen.  Bijvoorbeeld:

  1. Renate, ik zou je graag even spreken over onze wekelijkse team meetings.
  2. Ik stel vast dat je deze maand tweemaal onze vergadering hebt afgelast.  Je liet me een uurtje voor de start van de vergadering weten dat je er niet kon bij zijn. 
  3. Dat geeft mij het gevoel dat je niet veel waarde hecht aan onze vergadering en dat er voor jou andere prioriteiten zijn.
  4. Daardoor heb ik de neiging om je minder of helemaal niet te betrekken in de beslissingen omtrent onze verkoopstrategie.  Als gevolg sturen wij tegenstrijdige boodschappen uit naar onze respectievelijke teams.
  5. Kan jij je terugvinden in deze feedback.  Is er een reden waarom je onze meetings afgelast?
  6. Wat ik zou willen vragen is dat we de wekelijkse vergadering plannen op een dag die voor jou best uitkomt.   Mocht er uitzonderlijk toch iets tussenkomen dan zou ik dat graag minstens 1 dag voordien weten, zodat we een andere datum kunnen plannen.  Zie jij nog andere mogelijkheden?

De Do’s voor een geslaagd gesprek

  • Geef vooral positieve feedback. 
    Vaak denken we alleen aan feedback wanneer dingen misgaan.  Als alles goed loopt is dat normaal, toch?  Vertrek eens van de vraag “Waarom ging dit zo goed?”  Het antwoord hierop leert veel bij over de kwaliteiten en sterktes van je collega’s, daar kan je op bouwen.
  • Koel eerst af
    Feedback in “the heat of the moment” is zelden constructief.  Kalmeer eerst en ga dan in dialoog.
  • Beperk je tot de feiten en verval niet in overdrijvingen. 
    Best te vermijden zijn woorden zoals altijd of nooit.  Beweringen zoals “je bent altijd te laat” of “je doet nooit wat ervan jou verwacht wordt” brengen je collega direct in het defensief.

De Don’ts voor een constructieve dialoog

  • Haal geen oude koeien uit de gracht
    Beperk je tot recente feiten.  Wacht niet te lang om samen te zitten met je collega.
  • Geef je feedback nooit en plein public
    De verleiding is soms groot maar als je negatieve feedback geeft in het bijzijn van anderen, dan val je je collega aan en kan hij niet anders dan terug te vechten.  Dit kan een spektakel geven, maar opbouwend is het niet.
  • Verbloem je boodschap niet
    De waarde van een compliment is nul, als deze gevolgd wordt door een kritiek.  Draai niet rond de pot en kom direct tot de kern van de zaak.

Als alles faalt, is er nog humor

Een glimlach en een vleugje humor hebben mij vaak geholpen om met spanning om te gaan.  In het bijgaande fragment “Wat als ruzie maken een sport was” een originele aanpak om feedback te geven.

Meer tips omtrent feedback kan je deze vinden in mijn artikel Feedback Is Een Geschenk
Heb jij feedback voor mij?  Laat het me weten, ik leer nog alle dagen bij.

Sylvie Floryn
sylvie.floryn@jumpandgrow.be

Mensen ondersteunen om een sprong te wagen en te groeien is mijn drijfveer.

Geen reactie's

Geef een reactie